Организация удаленного офиса.
Краткий гайд для руководителей

В статье мы не будем размышлять по поводу того, насколько эффективна удаленка и как правильно нанимать и обучать персонал в условиях изменившихся реалий. Только краткие рекомендации, без которых организации удаленного офиса скорее всего не получится.

Цель — перевести офис, из способов коммуникации у которого живое общение и иногда email-почта, на формат удаленного офиса.

Если вам срочно нужно организовать конференцию, воспользуйтесь Онлайн-конференцией Mind, подробнее о ценах можно узнать по этой ссылке, также вы можете бесплатно попробовать платформу.

Содержание:
— Подготовка IT-службы к организации удаленного офиса
— Обязательные программы для организации удаленного офиса
— Подготовка HR переходу на удаленный офис
— Принципы организации эффективного удаленного офиса
— Полезные ссылки

Первое, что требуется сделать IT-отделу — скачать на компьютеры сотрудников условный TeamViewer или AnyDesk (второй шустрее) и корпоративный VPN (обеспечивает внутреннюю безопасность).


Для удаленного офиса требуется не одна программа и не две — у некоторых сотрудников непременно возникнут вопросы по установке или правильной настройке софта. Именно для таких случаев и устанавливаются программы удаленного доступа на каждый ПК. Это буквально must-have, без которого вполне может встать работа части или всего отдела.

Поинтересуйтесь у сотрудников, есть ли у них удобная гарнитура, у всех ли достаточно мощные компьютеры для выполнения обязанностей.


Если чего-то не хватает — докупите. Пусть вы потратите деньги на несколько лишних наушников или даже ноутбуков, но зато выполнению процессов не будет мешать проблема с оборудованием.

Удаленный офис полностью зависит от подключения к интернету, поэтому позаботьтесь о том, чтобы все сотрудники во время рабочего дня были подключены именно к домашней сети Wi-Fi, а не к кафешной.


Также расскажите им о том, что делать, если не хватает скорости интернета для, например, участия в большой видеоконференции — пусть попробуют подключить Ethernet прямо к компьютеру.

Работать удаленно можно только с использованием соответствующих инструментов. Разумеется, нужно поработать и над психологией — определенные правила или даже полноценные обучения удаленной работе, но их мы в статье не будем рассматривать. Поговорим о минимальном каркасе, без которого удаленный офис просто невозможен.

Выберите мессенджер, в котором будет происходит текстовое взаимодействие — мы советуем Slack. Если вы хотите использовать Telegram, спросите себя — маленькая у вас команда или нет? Если да, то сгодится и Telegram, но для крупного бизнеса он не подходит совсем.


Из вариантов тут: Slack, Microsoft Teams, которые взаимно интегрированы и Discord, несмотря на то, что он создан для геймеров.

Zoom мы не рассматриваем по причине многочисленных брешей в системе безопасности.

Для удаленной работы в стартапе или малом бизнесе вполне себе подойдет Google Hangouts, а для средних и крупных компаний используйте Mind — широкий функционал, гибкость администрирования платформы и встроенные шаблоны использования (Онлайн-конфренция со встроенным сценарием селекторного совещания и Онлайн-офис для максимально привычного режима работы офиса).

Люди постоянно все забывают, а подойти и пнуть, как в офисе, уже нельзя.

В качестве календаря можно выбрать что угодно — Google Календарь, или календарь от Microsoft, встроенный в Office365 или даже Todoist.

Никогда не храните документы на личных компьютерах сотрудников. Для организации удаленного офиса это критично.

Для таких целей используйте облачные диски — быстрый Google Drive или медленный, но чуть более безопасный OneDrive из пакета Office365. Также встроенное облачное хранилище есть и внутри платформы для видеоконференций Mind.

Вообще, IT-отдел и в привычном режиме работы в офисе скорее всего завел каждому сотруднику рабочий аккаунт в почтовом сервисе, но если ваша компания еще не сделала этого — пора исправлять.

Наиболее эффективное использование электронной почты в организации удаленного офиса — корпоративные рассылки, когда нужно оповестить весь департамент или даже всю компанию. К тому же, все корп. аккаунты будут привязаны именно к рабочей почте.

Отучите сотрудников привязывать рабочие аккаунты к личному почтовому адресу.

Также в удаленном офисе пригодятся таск-менеджеры (например, Trello, Redmine или встроенный в Bitrix24), тайм-менеджеры (Yaware или Toggl) и рисовалки (Figma, Miro). Они существенно упростят удаленную работу, но необязательны для использования. Прожить, как говорится, и без них можно.

Вы можете оставить в офисе, например, топ-менеджеров, IT и юристов, а всех остальных перевести на удаленку. В случае, когда часть офиса трудится в привычном режиме, а другая часть — удаленно, позаботьтесь о том, чтобы доступ к виртуальным переговоркам был у всех сотрудников.

Тут общего совета для всех компаний нет, смотрите требования регуляторов (в Трудовом Кодексе РФ "Дистанционная работа").

Старайтесь заранее заводить всем сотрудникам нужные аккаунты в сервисах или программах. Если текучка большая, можете создавать "с запасом".

Уровней удаленной работы несколько, а принципов организации удаленного офиса — еще больше. Изучайте их и тестируйте (или хотя бы обсуждайте с топ-менеджментом) гипотезы, которые возникли в процессе исследования.

Также можно посоветовать к каждому сервису или платформе написать четкий и понятный гайд — что, зачем и как пользоваться. Сэкономит много времени айтишникам в будущем.

Мало подобрать хорошие инструменты — нужно научиться и научить ими правильно пользоваться.

Как использовать чаты? Не пытайтесь решать вопросы, связанные со сложной задачей, в мессенджере — лучше сразу идите в конференц-колл. В мессенджере аккаунт есть у каждого первого сотрудника компании. Отвечать можно не мгновенно — вы можете находится в пресловутом состоянии потока, из которого непременно выйдете во время ответа на сообщение.

Мало того, что мессенджер должен служить для вашей компании неким справочником и поэтому все фотографии и имена должны быть заполнены в соответствии с реальным именем человека, дополнительно мы советуем всегда в описании к профилю (или в статусе в некоторых случаях) добавлять, в каком департаменте вы работаете и на какой позиции.

Таким образом новичкам будет гораздо проще интегрироваться в компанию.

Как только конференция кончилась (или сразу же во время), запишите самые важные пункты, к которым вы пришли во время видеозвонка. Пришлите их в чат и, возможно, в карточку задачи, если такая имеется — это и подсказка для других, и лакмусовая бумажка, все ли вы правильно поняли. Если нет — руководитель поправит вас и вы не потратите время на исполнение не той задачи.

В первое время у ваших сотрудников или коллег будет возникать большое количество проблем — создайте табличку, выделяйте самые приоритетные и те, которые требуют безотлагательного решения. А если хотите узнать немного больше об удаленной работе, посмотрите доклад об удаленной работе на конференции SECON в 2019 году за авторством Глеба Кудрявцева, на основе которого и была написана эта статья.

Делитесь постом в соцсетях и скидывайте ссылку коллегам!